Corporate Governance
✓ Die Corporate Governance von United Internet orientiert sich am Aktiengesetz sowie an den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Aufsichtsrat und Vorstand berichten jährlich in der Erklärung zur Unternehmensführung über die Corporate Governance der Gesellschaft. Von den Empfehlungen des Kodex kann die Gesellschaft abweichen, ist aber dann verpflichtet, dies jährlich in einer Entsprechenserklärung nach § 161 AktG offenzulegen und die Abweichungen zu begründen („comply or explain“).
Vorstand und Aufsichtsrat der United Internet AG sehen sich in der Verpflichtung, durch eine verantwortungsbewusste und langfristig ausgerichtete Unternehmensführung für den Bestand des Unternehmens und eine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen. Im Selbstverständnis von United Internet geht unternehmerisches Handeln über die Verfolgung wirtschaftlicher Ziele hinaus und beinhaltet auch eine Verpflichtung gegenüber Gesellschaft, Umwelt, Mitarbeitenden und weiteren Stakeholdern.
In der Hauptversammlung im Mai 2021 wurde das Vorstandsvergütungssystem daher für den Abschluss neuer Vorstandsdienstverträge um ESG-Kriterien als Teil der kurzfristigen variablen Vergütung innerhalb der erfolgsabhängigen Vergütungskomponenten erweitert und erstmals im Rahmen der Zielvereinbarung für das Geschäftsjahr 2022 umgesetzt. Durch diese Zielkomponente sollen nachhaltige Themen in den Fokus der Vorstandsmitglieder rücken und einen Anreiz dafür schaffen, sich diesen zu widmen. Die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat wird im Vergütungsbericht dargestellt, der auf der Website zu finden ist. Grundsätzliche Informationen sind der Satzung der United Internet AG zu entnehmen. ✓
✓ Mit Blick auf das Thema Diversität strebt United Internet an, dass Vorstand und Aufsichtsrat vielfältig zusammengesetzt sind und als Gesamtgremien über eine ausreichende Meinungs- und Kenntnisvielfalt verfügen. Dazu zählt unter anderem, dass die Mitglieder sich innerhalb des jeweiligen Gremiums im Hinblick auf ihre Erfahrungen sowie ihren Bildungs- und beruflichen Hintergrund ergänzen, um ein gutes Verständnis des aktuellen Stands sowie der längerfristigen Chancen und Risiken im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens entwickeln zu können.
In der Hauptversammlung im Mai 2020 wurde der Aufsichtsrat neu gewählt und auf sechs Mitglieder vergrößert. Im Geschäftsjahr 2022 ist Frau Dr. Borgas-Herold aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden. Der Aufsichtsrat setzt sich somit derzeit aus vier Männern und einer Frau zusammen. Die United Internet AG behält die Frauenzielquote von 30 % bei.
Für den Vorstand wurde die Zielgröße „0“ festgelegt (§ 111 Abs. 5 AktG). Der Vorstand setzte sich im Geschäftsjahr 2022 ausschließlich aus zwei Männern zusammen. Mit Wirkung zum 1. April 2023 wird sich das Gremium auf drei Mitglieder vergrößern. Der Aufsichtsrat hat nach umfassenden und sorgfältigen Erwägungen aufgrund des Interesses des Unternehmens an der kontinuierlichen Fortführung der erfolgreichen Arbeit durch bereits eingearbeitete und mit den Konzernstrukturen vertraute Vorstandsmitglieder entschieden, den Vorstand auch zukünftig nur aus männlichen Vorstandsmitgliedern zu besetzen, so dass die Zielgröße des Vorstandes weiterhin mit „0“ festgelegt wird. Gleichzeitig wurde entschieden, dass für den Fall einer weiteren Vergrößerung des Vorstands die Zielgröße für den Frauenanteil auf 25 % festgelegt wird.
Für weitere Informationen sei auf das Kapitel „Erklärung zur Unternehmensführung“ im Geschäftsbericht (GB) des United Internet Konzerns verwiesen. ✓
Siehe Corporate Governance auf der United Internet Website.
Siehe Berichte auf der United Internet Website.
✓ Die Grundlage für unsere tägliche Arbeit bilden unsere Werte, unsere Führungsleitlinien sowie unser Verhaltenskodex. Diese gelten unternehmensweit. In unserem Segment „Business Applications“ werden die Unternehmenswerte durch Business Principles ergänzt. Die Werte, IONOS Business Principles, Führungsleitlinien und der Verhaltenskodex sind jederzeit im Intranet und zum Teil im Internet abrufbar. ✓
Siehe United Internet Website
✓ Die Risiko- und Chancenpolitik des United Internet Konzerns orientiert sich am Ziel, die Unternehmenswerte zu erhalten und zu steigern, indem Chancen wahrgenommen und Risiken frühzeitig erkannt und gesteuert werden. Das „gelebte“ Risiko- und Chancenmanagement stellt sicher, dass United Internet die Geschäftstätigkeit in einem kontrollierten Unternehmensumfeld ausüben kann. Es regelt den verantwortungsvollen Umgang mit Unsicherheiten, die mit unternehmerischem Handeln stets verbunden sind. Dies umfasst auch Aspekte der Personalbeschaffung, -entwicklung und -bindung, sowie die Handhabung von Umweltrisiken. Für weitere Informationen sei auf das Kapitel „Risiko-, Chancen- und Prognosebericht“ im Geschäftsbericht der United Internet verwiesen.
Basierend auf den Erkenntnissen der aktuellen Materialitäts-Analyse werden die bestehenden Risikomanagement-Prozesse und Governance-Strukturen im Geschäftsjahr 2023 einer Überprüfung unterzogen und im Bedarfsfall an die neuen Anforderungen angepasst. Hierdurch sollen unter anderem eine bessere Sichtbarkeit von Risiken mit Bezug zu Nachhaltigkeits-Themen innerhalb des Risikoportfolios sowie eine höhere Harmonisierung von Nachhaltigkeits- und Risikomanagement-Prozessen sichergestellt werden. ✓
Siehe „Risiko-, Chancen- und Prognosebericht“ im Geschäftsbericht.
✓ Für United Internet bedeutet „Compliance“ nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien, sondern auch das Handeln in Übereinstimmung mit unseren Unternehmenswerten. Damit zielt Compliance auf ein gesetzmäßiges und ethisch einwandfreies Verhalten aller Mitarbeitenden ab. Für United Internet ist Compliance Voraussetzung für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit und daher integraler Bestandteil aller Konzernaktivitäten.
Um konzernweit ein regelkonformes Verhalten der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeitenden sicherzustellen, hat der Vorstand der United Internet AG ein Compliance Management System (CMS) eingerichtet. Die Verantwortung für das CMS liegt beim Group General Counsel, der regelmäßig direkt an den Finanzvorstand (CFO) der United Internet AG berichtet. Compliance ist Teil eines ganzheitlichen Risikomanagements, zu dem neben den Bereichen Governance, Risk Management & Compliance (GRC) auch die Bereiche Corporate Audit und Legal Department gehören. Durch Bündelung dieser Funktionen werden inhaltliche und prozessuale Schnittstellen genutzt und durch ein gemeinsames Management miteinander verbunden. Auf Ebene der Segmente sind Segment Compliance Manager benannt. Bei einigen Tochtergesellschaften üben lokale Compliance-Manager ihre Compliance-Rolle als Zusatzaufgabe aus, und in einigen operativen Geschäftsbereichen wie z. B. HR wird die Compliance Organisation durch funktionale Compliance Manager unterstützt.
Das übergeordnete Ziel unserer Compliance-Aktivitäten ist es, wesentliche Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel erreichen wir durch angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen entlang der drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“. Der Schwerpunkt unserer Compliance-Tätigkeiten liegt in der Prävention: Transparente Regeln, informierte Mitarbeitende und das frühzeitige Erkennen möglicher Compliance-Verstöße sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Als Fundament für ein regelkonformes Verhalten fasst unser Verhaltenskodex für Mitarbeitende die wesentlichen Regeln zusammen, verdeutlicht diese anhand von Beispielen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern, Wettbewerbern, Aktionärinnen und Aktionären sowie Behörden und Medien. Gleichzeitig verweist der Kodex auf die wichtigsten internen Richtlinien und bietet den Mitarbeitenden so eine schnelle Orientierung. Unser Verhaltenskodex für Mitarbeitende enthält unter anderem Vorgaben zu fairem Wettbewerb und Anti-Korruption. Basierend auf unserem Unternehmenswert „Fairness“ gibt er klar vor, dass wir unsere Wettbewerber auf faire und ehrliche Weise übertreffen möchten und keine unlauteren Praktiken ergreifen, um den Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen. Darüber hinaus macht der Verhaltenskodex unsere Maßnahmen zur Korruptionsprävention transparent und verdeutlicht unser Verständnis von Anti-Korruption anhand konkreter Beispiele. Wir dulden keine Korruption – egal an welchem Ort, an wen sie sich richtet oder aus welchem Grund sie erfolgt. Deshalb ist jedes direkte oder indirekte Anbieten oder Gewähren von unzulässigen Vorteilen (Bestechung) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (Bestechlichkeit) verboten.
Konkretisiert werden diese Vorgaben in unseren internen Richtlinien zur Korruptionsprävention und zum Umgang mit Incentives. Die Richtlinien werden ergänzt durch vertrauensvolle, persönliche Meldewege sowie ein elektronisches Hinweisgebersystem („Integrity Line“), welche den Mitarbeitenden vertrauliche Anlaufstellen außerhalb ihres unmittelbaren Arbeitsumfelds bieten. Im Berichtsjahr gab es, wie im Vorjahr, nach eingehender Prüfung aller eingegangenen Meldungen, keine Hinweise auf mögliche Korruptionsfälle.
Ein E-Learning zum Verhaltenskodex bringt den Mitarbeitenden die Inhalte des Verhaltenskodex auf interaktive und leicht verständliche Weise näher. Es ist integraler Bestandteil des Onboardings neuer Mitarbeitender. Zudem werden neue Mitarbeitende in Deutschland im Rahmen des „Welcome Days“ für Compliance sensibilisiert.
Das Erreichen der Compliance-Ziele messen wir insbesondere maßnahmenbezogen. Zu den maßnahmenbezogenen Kennzahlen gehören neben der Erfassung von bestätigten Korruptionsfällen und Hinweisen auf mögliche Korruptionsfällen auch Teilnahmequoten von Schulungen und E-Learnings. Im Berichtsjahr 2022 wurden in Deutschland die neuen Mitarbeitenden und die aus Elternzeit zurückgekehrten Mitarbeitenden in den Segmenten „Consumer Access“, „Consumer Applications“, „Business Applications“ sowie sämtliche Mitarbeitende der arsys in Spanien zum E-Learning zum Verhaltenskodex eingeladen. In Summe haben 1.678 Mitarbeitende (2021: 1.085) das E-Learning im Berichtsjahr begonnen oder bereits erfolgreich abgeschlossen, was einer Quote von 84,7 % der zuvor genannten Gruppe von Mitarbeitenden (2021: 83,5 %) entspricht. ✓
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