Corporate Governance
Die Corporate Governance von United Internet orientiert sich am Aktiengesetz sowie an den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Aufsichtsrat und Vorstand berichten jährlich in der Erklärung zur Unternehmensführung über die Corporate Governance der Gesellschaft. Von den Empfehlungen des Kodex kann die Gesellschaft abweichen, ist aber dann verpflichtet, dies jährlich in einer Entsprechenserklärung nach § 161 AktG offenzulegen und die Abweichungen zu begründen („comply or explain“).
Vorstand und Aufsichtsrat der United Internet AG sehen sich in der Pflicht, durch eine verantwortungsbewusste und langfristig ausgerichtete Unternehmensführung den Bestand der Unternehmensgruppe und eine nachhaltige Wertschöpfung zu sichern. Im Selbstverständnis von United Internet geht unternehmerisches Handeln über die Verfolgung wirtschaftlicher Ziele hinaus und beinhaltet auch eine Verpflichtung gegenüber Gesellschaft, Umwelt, Mitarbeitenden und weiteren Stakeholdern.
Bereits in der Hauptversammlung im Mai 2021 wurde das Vorstandsvergütungssystem um ESG-Kriterien als Teil der kurzfristigen variablen Vergütung innerhalb der erfolgsabhängigen Vergütungskomponenten erweitert. Dies gilt für den Abschluss neuer Vorstandsdienstverträge und ist im Rahmen der Zielvereinbarung seit dem Geschäftsjahr 2022 umgesetzt. Durch diese Zielkomponente sollen nachhaltige Themen in den Fokus der Vorstandsmitglieder rücken und einen Anreiz dafür schaffen, sich diesen zu widmen. Die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat wird im Vergütungsbericht dargestellt, der auf der Website zu finden ist. Grundsätzliche Informationen sind der Satzung der United Internet AG zu entnehmen.
Mit Blick auf das Thema Diversität strebt United Internet an, dass Vorstand und Aufsichtsrat vielfältig zusammengesetzt sind und als Gesamtgremien über eine ausreichende Meinungs- und Kenntnisvielfalt verfügen. Dazu zählt u. a., dass die Mitglieder sich innerhalb des jeweiligen Gremiums im Hinblick auf ihre Erfahrungen sowie ihren Bildungs- und beruflichen Hintergrund ergänzen, um ein gutes Verständnis des aktuellen Stands sowie der längerfristigen Chancen und Risiken im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Unternehmensgruppe entwickeln zu können.
Für Informationen zum Vorstand und Aufsichtsrat der United Internet AG wird auf das Kapitel „Erklärung zur Unternehmensführung“ im Lagebericht des United Internet Konzerns verwiesen.
Siehe Corporate Governance auf der United Internet Website.
Siehe Berichte auf der United Internet Website.
Die Werte, Führungsleitlinien und der Verhaltenskodex sind jederzeit im Intranet und zum Teil im Internet abrufbar .
Siehe United Internet Website
Die Risiko- und Chancenpolitik des United Internet Konzerns orientiert sich am Ziel, die Unternehmenswerte zu erhalten und zu steigern, indem Chancen wahrgenommen und Risiken frühzeitig erkannt und gesteuert werden. Das „gelebte“ Risiko- und Chancenmanagement stellt sicher, dass United Internet die Geschäftstätigkeit in einem kontrollierten Unternehmensumfeld ausüben kann. Es regelt den verantwortungsvollen Umgang mit Unsicherheiten, die mit unternehmerischem Handeln stets verbunden sind. Dies umfasst auch Aspekte der Personalbeschaffung, -entwicklung und -bindung, sowie die Handhabung von Umweltrisiken. Für weitere Informationen wird auf das Kapitel „Risiko-, Chancen- und Prognosebericht“ im Lagebericht der United Internet verwiesen.
Im Berichtsjahr 2023 wurden die Risikomanagementprozesse und -dokumentationen auf Grundlage der Erkenntnisse der durchgeführten Materialitätsanalyse angepasst. Hierdurch soll u. a. eine bessere Sichtbarkeit von Risiken mit Bezug zu Nachhaltigkeits-Themen innerhalb des Risikoportfolios sowie eine höhere Harmonisierung von Nachhaltigkeits- und Risikomanagement-Prozessen sichergestellt werden.
Siehe „Risiko-, Chancen- und Prognosebericht“ im Geschäftsbericht.
Compliance heißt für United Internet, gesetzliche Bestimmungen einzuhalten, interne Richtlinien zu beachten und im Einklang mit den Unternehmenswerten zu handeln.
United Internet ist sich bewusst: Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben haben nicht nur juristische Konsequenzen und drohende Bußgelder zur Folge, sondern auch den Verlust von Vertrauen – das Vertrauen der Anteilseignerinnen und Anteilseigner, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner sowie der Mitarbeitenden. Um dieses Vertrauen zu wahren und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien sicherzustellen, hat der Vorstand der United Internet AG ein konzernweites risikoorientiertes Compliance-Management-System (UI-CMS) eingerichtet.
Das UI-CMS ist in der „Compliance-Leitlinie“ beschrieben. Als verbindliche „Leitlinie für die Compliance-Funktionen in der United Internet Gruppe“ definiert sie Rollen und Verantwortlichkeiten in der konzernweiten, segmentübergreifenden Compliance-Organisation. Ergänzt wird die „Compliance-Leitlinie“ um ein Zusammenarbeitsmodell, das regelmäßig angepasst und um neue Sachverhalte ergänzt wird. Die „Compliance-Leitlinie“ bildet die Grundlage für darauf aufbauende Compliance-Richtlinien, die als Ergänzung beziehungsweise Präzisierung dieser Leitlinie formuliert werden. Die Compliance-Leitlinie, das Zusammenarbeitsmodell und die darauf aufbauenden Compliance-Richtlinien stellen das Compliance-Regelwerk der United Internet-Gruppe dar.
Das übergeordnete Ziel aller Compliance-Aktivitäten ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel soll durch angemessene, an der Risikolage des Konzerns ausgerichtete Maßnahmen erreicht werden. Dabei werden stets die drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“ berücksichtigt.
Corporate Compliance unterstützt die Konzerngesellschaften beziehungsweise Segmente dabei, ihre Geschäftsaktivitäten regelkonform durchzuführen. Themenschwerpunkte sind die Korruptionsprävention, das Richtlinienmanagement sowie die Einrichtung vertraulicher Meldewege und der Schutz von hinweisgebenden Personen .
Die konzernweite Compliance-Organisation besteht aus einer Corporate Compliance-Abteilung auf Holding-Ebene und dezentralen Compliance-Einheiten auf Segment-Ebene. Die Steuerung und die Überwachung des konzernweiten UI-CMS gehören zu den zentralen Aufgaben von Corporate Compliance, die konkrete Ausgestaltung des segmentbezogenen CMS erfolgt auf Ebene der Segment-Compliance.
Bei einigen Tochtergesellschaften üben lokale Compliance-Manager ihre Compliance-Rolle als Zusatzaufgabe aus; in bestimmten Funktionen wie beispielsweise Human Resources (HR) unterstützen funktionale Compliance Manager.
Im Berichtsjahr hat Corporate Compliance ein „Group Compliance Committee“ eingerichtet. Als Plattform für einen strukturellen Austausch zwischen Corporate- und Segment-Compliance soll es dabei helfen, der Compliance im Konzernverbund ein „einheitliches Gesicht” zu verleihen und das UI-CMS harmonisiert weiterzuentwickeln.
Mit dem „Hinweisausschuss“ hat Corporate Compliance im Berichtsjahr weiterhin ein anlassbezogenes Beratungsgremium implementiert. Der Hinweisausschuss ist zuständig für die Bewertung von wesentlichen Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße und spricht Handlungsempfehlungen im Umgang mit Hinweisen aus.
Der Hinweisausschuss wird vom verantwortlichen Segment-Compliance-Manager einberufen und besteht aus Vertreterinnen und Vertretern des Bereichs Corporate Compliance und der entsprechenden Segment Compliance sowie bei Bedarf weiterer relevanter Funktionen wie zum Beispiel Corporate Audit oder Human Resources (HR).
Stellvertretend für die konzernweite Compliance-Organisation berichtet der Head of Corporate Compliance direkt an den Group General Counsel, den Finanzvorstand (CFO) sowie den Prüfungs- und Risikoausschuss des Aufsichtsrats der United Internet AG.
Als Fundament für ein regelkonformes Verhalten fasst der Verhaltenskodex für Mitarbeitende die wesentlichen Regeln zusammen, verdeutlicht diese anhand von Beispielen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Gleichzeitig verweist der Kodex auf die wichtigsten internen Richtlinien und bietet den Mitarbeitenden so eine schnelle Orientierung. Der Verhaltenskodex für Mitarbeitende enthält u. a. Vorgaben zu Anti-Korruption. Basierend auf dem Unternehmenswert „Fairness“ macht der Verhaltenskodex die Maßnahmen zur Korruptionsprävention transparent und verdeutlicht das Verständnis des Konzerns bezüglich Anti-Korruption anhand konkreter Beispiele.
Korruption wird nicht geduldet – egal an welchem Ort, an wen sie sich richtet oder aus welchem Grund sie erfolgt. Deshalb ist jedes direkte oder indirekte Anbieten oder Gewähren von unzulässigen Vorteilen (Bestechung) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (Bestechlichkeit) verboten. Ein entsprechendes E-Learning bringt den Mitarbeitenden die Inhalte des Verhaltenskodex auf interaktive und leicht verständliche Weise näher. Es ist integraler Bestandteil des Onboardings neuer Mitarbeitender. Zudem werden neue Mitarbeitende in Deutschland „Face-to-Face“ im Rahmen der virtuellen „Welcome Days“ für Compliance-Themen sensibilisiert.
Konkretisiert werden diese Vorgaben in den internen Richtlinien zur Korruptionsprävention. Die Richtlinien werden ergänzt durch persönliche Meldewege sowie ein elektronisches Hinweisgebersystem („Integrity Line“). Diese Meldewege bieten den Mitarbeitenden vertrauliche Anlaufstellen außerhalb ihres unmittelbaren Arbeitsumfelds.
Das Erreichen der Compliance-Ziele wird insbesondere anlass- und maßnahmenbezogen gemessen. Zu den anlassbezogenen Kennzahlen gehört neben der Anzahl von Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße die Anzahl bestätigter Vorfälle. Im Berichtsjahr 2023 gab es ebenso wie im Jahr 2022 nach eingehender Prüfung aller eingegangenen Meldungen keine Hinweise auf Vorfälle in Bezug auf Korruption und Bestechung.
Zu den maßnahmenbezogenen Kennzahlen gehört die Teilnahmequote in Bezug auf das E-Learning zum Verhaltenskodex (kurz E-Learning).
Im Berichtsjahr 2023 wurden 1.405 neue Mitarbeitende zum E-Learning eingeladen. 1.142 (2022: 1.546) Mitarbeitende (1) haben das E-Learning erfolgreich abgeschlossen. Das entspricht, bezogen auf die im Berichtsjahr in einem der Segmente „Corporate“, „Consumer Access“, „Consumer Applications“ und „Business Applications“ neu eingestellten und am 31.12.2023 noch aktiven Mitarbeitenden, einer Quote von 81,3 % (2022: 77,6 %). Damit wurde die Zielquote von 80 % erreicht.
(1) Ohne Mitarbeitende des Segments „Business Access“.
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