Wesentlichkeit, Auswirkungen und Risiken
Für United Internet bedeutet „Compliance“ nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien, sondern auch das Handeln in Übereinstimmung mit unseren Unternehmenswerten. Damit zielt Compliance auf ein gesetzmäßiges und ethisch einwandfreies Verhalten aller Mitarbeiter ab. Für United Internet ist Compliance Voraussetzung für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit und daher integraler Bestandteil aller Konzernaktivitäten.
Um konzernweit ein ethisch einwandfreies Verhalten nach den gegebenen Gesetzen sicherzustellen, hat der Vorstand der United Internet AG ein Compliance Management System (CMS) eingerichtet. Die Verantwortung für das CMS liegt beim Group General Counsel, der direkt an den Finanzvorstand (CFO) der United Internet AG berichtet. Compliance ist Teil eines ganzheitlichen Risikomanagements, zu dem neben den Bereichen Governance, Risk Management & Compliance (GRC) auch die Bereiche Corporate Audit und Legal Department gehören. Durch Bündelung dieser Funktionen werden inhaltliche und prozessuale Schnittstellen genutzt und durch ein gemeinsames Management miteinander verbunden. Auf Ebene der Segmente sind dedizierte Compliance Manager, auf Ebene der operativen Geschäftsbereiche und Auslandsgesellschaften sind funktionale bzw. lokale Compliance-Manager benannt, die ihre Compliance-Rolle als Zusatzaufgabe ausüben.
Das übergeordnete Ziel unserer Compliance-Aktivitäten ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel erreichen wir durch angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen entlang der drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“. Der Schwerpunkt unserer Compliance-Tätigkeiten liegt in der Prävention: Transparente Regeln, informierte Mitarbeitende und das frühzeitige Erkennen möglicher Compliance-Verstöße sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Als Fundament für ein gesetzmäßiges und ethisch einwandfreies Verhalten fasst unser Verhaltenskodex für Mitarbeitende die wesentlichen Regeln zusammen, verdeutlicht diese anhand von Beispielen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern, Wettbewerbern, Aktionärinnen und Aktionären sowie Behörden und Medien. Gleichzeitig verweist der Kodex auf die wichtigsten internen Richtlinien und bietet den Mitarbeitenden so eine schnelle Orientierung. Unser Verhaltenskodex für Mitarbeitende enthält unter anderem Vorgaben zu fairem Wettbewerb und Anti-Korruption. Basierend auf unserem Unternehmenswert „Fairness“ gibt er klar vor, dass wir unsere Wettbewerber auf faire und ehrliche Weise übertreffen möchten und keine unlauteren Praktiken ergreifen, um den Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen. Darüber hinaus macht der Verhaltenskodex unsere Maßnahmen zur Korruptionsprävention transparent und verdeutlicht unser Verständnis von Anti-Korruption anhand konkreter Beispiele. Wir dulden keine Korruption – egal an welchem Ort, an wen sie sich richtet oder aus welchem Grund sie erfolgt. Deshalb ist jedes direkte oder indirekte Anbieten oder Gewähren von unzulässigen Vorteilen (Bestechung) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (Bestechlichkeit) verboten.
Konkretisiert werden diese Vorgaben in unseren internen Richtlinien zur Korruptionsprävention sowie zum Umgang mit Incentives und Interessenkonflikten. Die Richtlinien werden ergänzt durch Freigabeprozesse und vertrauensvolle Meldewege sowie das im Jahr 2021 neu eingeführte elektronische Hinweisgebersystem („Integrity Line“), welche den Mitarbeitenden vertrauliche Anlaufstellen außerhalb ihres unmittelbaren Arbeitsumfelds bieten. Im Berichtsjahr gab es, wie im Vorjahr, keine Korruptionsfälle oder Hinweise auf mögliche Korruptionsfälle.
Ein E-Learning zum Verhaltenskodex bringt den Mitarbeitenden die Inhalte des Verhaltenskodex auf interaktive und leicht verständliche Weise näher. Es ist integraler Bestandteil des Onboardings neuer Mitarbeitender. Zudem werden neue Mitarbeitende im Rahmen des „Welcome Days“ für Compliance sensibilisiert.
Das Erreichen der Compliance-Ziele messen wir insbesondere maßnahmenbezogen. Zu den maßnahmenbezogenen Kennzahlen gehören z. B. Teilnahmequoten von Schulungen und E-Learnings oder die Anzahl von Freigaben im Rahmen von Compliance-Prozessen wie der Korruptionsprävention.
Zum 31. Dezember 2021 haben 6.679 Mitarbeitende (2020: 6.586; 2019: 5.845) den Abschlusstest des verpflichtenden E-Learnings zum Verhaltenskodex erfolgreich abgeschlossen. Das entspricht einer Bestehensquote von insgesamt 91,22 % (2020: 92,29 %; 2019: 92,50 %).
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