Wesentlichkeit, Auswirkungen und Risiken
Für United Internet bedeutet „Compliance“ nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien, sondern auch das Handeln in Übereinstimmung mit unseren Unternehmenswerten. Damit zielt Compliance auf ein gesetzmäßiges und ethisch einwandfreies Verhalten aller Mitarbeiter ab. Für United Internet ist Compliance Voraussetzung für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftstätigkeit und daher integraler Bestandteil aller Konzernaktivitäten.
Um konzernweit ein ethisch einwandfreies Verhalten nach den gegebenen Gesetzen sicherzustellen, hat der Vorstand der United Internet AG ein Compliance Management System (CMS) eingerichtet. Die Verantwortung für das CMS liegt beim Group General Counsel, der direkt an den Finanzvorstand (CFO) der United Internet AG berichtet. Compliance ist Teil eines ganzheitlichen Risikomanagements, zu dem neben den Bereichen Governance, Risk Management & Compliance (GRC) auch die Bereiche Corporate Audit und Legal Department gehören. Durch Bündelung dieser Funktionen werden inhaltliche und prozessuale Schnittstellen genutzt und durch ein gemeinsames Management miteinander verbunden. Auf Ebene der operativen Geschäftsbereiche und Segmente sowie der Auslandsgesellschaften sind funktionale bzw. lokale Compliance-Manager benannt. Diese übernehmen ihre Compliance-Rolle als Zusatzaufgabe und unterstützen z. B. bei der Umsetzung von Compliance-Maßnahmen.
Das übergeordnete Ziel unserer Compliance-Aktivitäten ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel erreichen wir durch angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen entlang der drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“. Der Schwerpunkt unserer Compliance-Tätigkeit liegt in der Prävention: Transparente Regeln, informierte Mitarbeiter und das frühzeitige Erkennen möglicher Compliance-Verstöße sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.
Als Fundament für ein gesetzmäßiges und ethisch einwandfreies Verhalten fasst unser Verhaltenskodex die wesentlichen Regeln zusammen, verdeutlicht diese anhand von Beispielen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen im Umgang mit Kollegen, Kunden, Geschäftspartnern, Wettbewerbern, Aktionären sowie Behörden und Medien. Gleichzeitig verweist der Kodex auf die wichtigsten internen Richtlinien und bietet den Mitarbeitern so eine schnelle Orientierung.
Unser Verhaltenskodex enthält unter anderem Vorgaben zu fairem Wettbewerb und Anti-Korruption. Basierend auf dem Unternehmenswert „Fairness“ gibt er klar vor, dass wir unsere Wettbewerber auf faire und ehrliche Weise übertreffen möchten und keine unlauteren Praktiken ergreifen, um den Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen.
Darüber hinaus macht der Verhaltenskodex unsere Maßnahmen zur Korruptionsprävention transparent und verdeutlicht unser Verständnis von Anti-Korruption anhand konkreter Beispiele. Wir dulden keine Korruption – egal an welchem Ort, an wen sie sich richtet oder aus welchem Grund sie erfolgt. Deshalb ist jedes direkte oder indirekte Anbieten oder Gewähren von unzulässigen Vorteilen (Bestechung) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (Bestechlichkeit) verboten.
Konkretisiert werden diese Vorgaben in unseren internen Richtlinien zur Korruptionsprävention sowie zum Umgang mit Incentives(1) und Interessenkonflikten. Die Richtlinien werden ergänzt durch Freigabeprozesse sowie vertrauensvolle Meldewege, die Mitarbeitern vertrauliche Anlaufstellen außerhalb ihres unmittelbaren Arbeitsumfelds bieten. Im Berichtsjahr gab es, wie im Vorjahr, keine Korruptionsfälle oder Hinweise auf mögliche Korruptionsfälle.
(1) Incentives im Sinne unserer Compliance-Richtlinie sind jegliche Anreize mit dem Zweck, Mitarbeiter von Geschäftspartnern für erbrachte Leistungen zu belohnen und/oder zu künftigen Mehr- oder Höchstleistungen zu motivieren. Dazu zählen unter anderem Anreize in Form von Leistungsprämien oder Kunden-Events.
Um den Mitarbeitern auf interaktive Weise die Inhalte des Verhaltenskodex näherzubringen und die Verhaltensregeln effektiv zu vermitteln, hat die Compliance-Abteilung an den deutschen Standorten im Geschäftsjahr 2018 ein E-Learning zum Verhaltenskodex eingeführt. Nach dem nationalen Rollout wurde das E-Learning im Geschäftsjahr 2019 in den Auslandsgesellschaften ausgerollt. Das E-Learning zum Verhaltenskodex ist integraler Bestandteil des Mitarbeiter-Onboardings. Zudem werden neue Mitarbeiter im Rahmen ihres „Welcome Days“ für Compliance sensibilisiert.
Die Erreichung der Compliance-Ziele messen wir insbesondere maßnahmenbezogen. Zu den maßnahmenbezogenen Kennzahlen gehören z. B. Teilnahmequoten von Schulungen und E-Learnings, die Anzahl von Freigaben im Rahmen von Compliance-Prozessen wie der Korruptionsprävention. Darüber hinaus leiten wir aus Anfragen und Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße sowie Feststellungen aus internen Untersuchungen und Compliance-Audits Verbesserungspotenziale ab, etwa von Prozessen oder Regelungen.
Per 31. Dezember 2020 haben das verpflichtende E-Learning zum Verhaltenskodex 6.586 Mitarbeiter (2019: 5.845; 2018: 4.640) erfolgreich abgeschlossen. Das entspricht einer Teilnahmequote von insgesamt 92,29 % (2019: 92,50 %; 2018: 92,35 %)(1).
(1) Der Geltungsbereich ist in den letzten beiden Jahren erweitert worden, daher sind die Werte nicht direkt mit den jeweiligen Vorjahreswerten vergleichbar. Im Berichtsjahr richtete sich das E-Learning an alle Mitarbeiter der United Internet Gruppe exklusive eigenständig geführte Gesellschaften. Mitarbeiter der 1&1 Telecommunication SE inklusive Tochtergesellschaften konnten das E-Learning bereits seit dem Geschäftsjahr 2018 absolvieren. Im Berichtsjahr wurde das E-Learning auch bei den verbleibenden Gesellschaften der 1&1 Drillisch Gruppe ausgerollt.
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