Aufsichtsrat
Arbeitsweise des Aufsichtsrats
Der von der Hauptversammlung gewählte Aufsichtsrat bestand im Geschäftsjahr 2019 aus 3 Mitgliedern. Ausschüsse wurden nicht gebildet. Die Amtsperiode der Aufsichtsratsmitglieder beträgt in der Regel 5 Jahre.
Der Aufsichtsrat hält mit dem Vorstand regelmäßig Kontakt und überwacht und berät – gemäß Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung sowie den jeweiligen Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex, soweit nicht nach Maßgabe von § 161 AktG eine Abweichung erklärt ist – den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und dem Risiko- und Chancenmanagement des Unternehmens.
In regelmäßigen Abständen erörtert der Aufsichtsrat mit dem Vorstand alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie und deren Umsetzung, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements sowie der Compliance. Er diskutiert mit dem Vorstand die Quartalsmitteilungen und Halbjahresberichte vor ihrer Veröffentlichung und verabschiedet die Jahresplanung. Er prüft den Jahres- und Konzernabschluss und billigt die Abschlüsse, wenn keine Einwände zu erheben sind. Dabei berücksichtigt er die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers.
In den Aufgabenbereich des Aufsichtsrats fallen auch die Bestellung der Vorstandsmitglieder sowie die Festlegung der Vorstandsvergütung und deren regelmäßige Überprüfung unter Beachtung der jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex, soweit nicht nach § 161 AktG eine Abweichung erklärt wird.
Zur Selbstbeurteilung führt der Aufsichtsrat regelmäßig eine Effizienzprüfung durch.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats nehmen die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahr und werden dabei von der Gesellschaft angemessen unterstützt.
Der Aufsichtsrat wird mindestens einmal im Kalendervierteljahr einberufen. Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden durch seinen Vorsitzenden mindestens 14 Tage vorher schriftlich einberufen.
Mit der Einberufung sind die Gegenstände der Tagesordnung mitzuteilen. Ist eine Tagesordnung nicht ordnungsgemäß angekündigt worden, darf hierüber nur beschlossen werden, wenn vor der Beschlussfassung kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht.
Beschlüsse des Aufsichtsrates werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Sitzungen werden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats geleitet. Außerhalb von Sitzungen können auf Anordnung des Vorsitzenden Beschlussfassungen auch auf anderem Wege, zum Beispiel per Telefon oder per E-Mail erfolgen, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht.
Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß geladen wurden und an der Beschlussfassung alle 3 Mitglieder teilnehmen. Ein Mitglied nimmt auch dann an einer Beschlussfassung teil, wenn es sich in der Abstimmung der Stimme enthält.
Beschlüsse des Aufsichtsrates werden, soweit das Gesetz nicht zwingend etwas anderes bestimmt, mit einer einfachen Mehrheit gefasst.
Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates werden Niederschriften angefertigt.
Der Vorsitzende des Aufsichtsrates ist ermächtigt, im Namen des Aufsichtsrates die zur Durchführung der Beschlüsse des Aufsichtsrates erforderlichen Willenserklärungen abzugeben.
Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats / Stand der Umsetzung
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft strebt eine Zusammensetzung des Aufsichtsrats an, die eine qualifizierte Aufsicht und Beratung des Vorstands der Gesellschaft ermöglicht.
Vor dem Hintergrund
- seiner eigenen Größe (drei Mitglieder),
- des Geschäftsfeldes, in dem die Gesellschaft tätig ist,
- der Größe und Struktur der Gesellschaft,
- des Umfangs der internationalen Tätigkeit der Gesellschaft sowie
- ihrer gegenwärtigen Aktionärsstruktur
hat der Aufsichtsrat der Gesellschaft die folgenden Vorgaben für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats beschlossen. Diese berücksichtigen sowohl in Bezug auf die Anforderungen an einzelne Aufsichtsratsmitglieder als auch in Bezug auf die Anforderungen an die Zusammensetzung des Gesamtgremiums die gesetzlichen Vorgaben und – soweit nicht ausdrücklich eine Abweichung erklärt ist – die Vorgaben des deutschen Corporate Governance Kodex. Insbesondere ist im Hinblick auf das Gesamtgremium ein Kompetenzprofil vorgesehen.
Der Aufsichtsrat wird die Ziele bei den Wahlvorschlägen berücksichtigen und sich bei den jeweiligen Kandidaten über das Vorliegen der Voraussetzungen vergewissern. Dabei ist die spezifische Situation des Unternehmens zu berücksichtigen.
Anforderungen an einzelne Mitglieder
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft strebt an, dass jedes Aufsichtsratsmitglied die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt:
Allgemeines Anforderungsprofil
Jedes Aufsichtsratsmitglied soll über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, die es befähigen, die Gesellschaft sorgfaltsgemäß zu überwachen und zu beraten und etwaige Risiken für die Geschäfte der Gesellschaft zu beurteilen. Der Aufsichtsrat wird zudem darauf achten, dass sämtliche Aufsichtsratsmitglieder über ein persönliches Profil verfügen, das sie befähigt, das Ansehen der Gesellschaft in der Öffentlichkeit zu wahren.
Zeitliche Verfügbarkeit
Alle Aufsichtsratsmitglieder sollen den für die sorgfältige Wahrnehmung des Mandats erforderlichen Zeitaufwand über ihre gesamte Amtszeit hinweg erbringen können. Die Aufsichtsratsmitglieder sollen insbesondere die Anforderungen des Gesetzes und des Deutschen Corporate Governance Kodex im Hinblick auf die zulässige Anzahl von Aufsichtsratsmandaten beachten.
Interessenskonflikte
Aufsichtsratsmitglieder sollen keine anderweitigen Tätigkeiten ausüben, die das häufige Auftreten von Interessenkonflikten wahrscheinlich machen. Dazu gehören leitende Positionen bei wesentlichen Wettbewerbern.
Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder
Mitglieder des Aufsichtsrats sollen in der Regel zum Zeitpunkt ihrer Wahl oder Wiederwahl das 70. Lebensjahr noch nicht erreicht haben.
Keine Regelzugehörigkeit
Auf die Festlegung einer Regelgrenze für die Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat, einer Empfehlung des aktuellen Corporate Governance Kodex, wird verzichtet, da der Aufsichtsrat der Auffassung ist, dass eine derartige Beschränkung gegenüber anderen Kriterien für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht sachgerecht ist und es letztendlich der Hauptversammlung und ihrer Wahlfreiheit obliegt, die Kandidaten in den Aufsichtsrat zu wählen, die sie für am besten geeignet hält, ihre Interessen zu vertreten.
Anforderungen an die Zusammensetzung des Gesamtgremiums
Neben den individuellen Anforderungen an die Aufsichtsratsmitglieder strebt der Aufsichtsrat der Gesellschaft an, dass das Gesamtgremium die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt:
Kompetenzprofil für das Gesamtgremium
Die Mitglieder des Aufsichtsrats müssen in ihrer Gesamtheit über die zur erforderlichen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Der Aufsichtsrat strebt an, dass der Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit ein möglichst breites Spektrum der für das Unternehmen relevanten Kenntnisse und Erfahrungen abdeckt und insbesondere die folgenden Voraussetzungen erfüllt:
- Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen in der Telekommunikations- und Internet-Branche;
- Fachkenntnisse oder Erfahrungen aus anderen Wirtschaftsbereichen;
- unternehmerische bzw. betriebliche Erfahrungen;
- mindestens ein Mitglied des Aufsichtsrats mit mehrjähriger im Ausland oder in einem international tätigen Unternehmen erworbener operativer Erfahrung;
- mindestens ein Mitglied mit besonderen Kenntnissen und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren;
- vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen im Controlling und Risikomanagement;
- vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der Governance und Compliance.
Diversität
Der Aufsichtsrat strebt an, dass der Aufsichtsrat vielfältig zusammengesetzt ist, damit der Aufsichtsrat als Gesamtgremium über eine ausreichende Meinungs- und Kenntnisvielfalt verfügt. Bei seinen Wahlvorschlägen wird der Aufsichtsrat das von der Gesellschaft festgelegte Diversitätskonzept berücksichtigen.
Unabhängigkeit
Der Aufsichtsrat strebt an, dass jeweils mindestens zwei der drei Mitglieder des Aufsichtsrats unabhängig im Sinne der Kriterien von Ziffer 5.4.2 des DCGK sind.
Aktuelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats / Stand der Umsetzung
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft sieht die genannten Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats derzeit als erfüllt an. Der von der Hauptversammlung 2015 neu gewählte Aufsichtsrat bestand im Geschäftsjahr 2019 unverändert aus folgenden – im Sinne der Kriterien von Ziffer 5.4.2 des DCGK – unabhängigen 3 Mitgliedern:
- Kurt Dobitsch, Aufsichtsratsvorsitzender
- Michael Scheeren, stellv. Vorsitzender
- Kai-Uwe Ricke
Vorbehaltlich der Bildung von Rumpfgeschäftsjahren endet das jeweilige Amt der Aufsichtsratsmitglieder mit dem Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung des Jahres 2020.