4.4 Governance-Informationen

Als tragende Säule der Nachhaltigkeit sorgt eine verantwortungsvolle Unternehmensführung dafür, dass ökologische und soziale Verantwortung in den Strukturen und Prozessen bei United Internet verankert sind. Im Fokus stehen dabei sowohl die Prävention von Fehlverhalten als auch der transparente Umgang mit Risiken, Hinweisen und potenziellen Verstößen. Eine wirksame Governance schafft durch transparente Prozesse und verlässliche Werte Vertrauen bei Mitarbeitenden, Endnutzenden und weiteren Stakeholderinnen und Stakeholdern.

Wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen

United Internet hat ihm Rahmen der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse ein wesentliches Governance-Risiko identifiziert:

Richtlinien

Die nachfolgende Tabelle fasst die Richtlinie n in Bezug auf das Risiko „Fehlverhalten und Regelwidrigkeiten“ zusammen.

Compliance-Leitlinie und Compliance-Management-System

Die verbindliche „Leitlinie für die Compliance-Funktionen bei United Internet“ (kurz: Compliance-Leitlinie) beschreibt das Compliance-Management-System (CMS) von United Internet (kurz: UI CMS) und definiert Rollen und Verantwortlichkeiten in der konzernweiten, segmentübergreifenden Compliance-Organisation.

United Internet ist sich bewusst, dass Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben nicht nur juristische Konsequenzen und drohende Bußgelder zur Folge haben, sondern auch den Verlust des Vertrauens von Anteilseignerinnen und Anteilseignern, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern sowie Mitarbeitenden. Um dieses Vertrauen zu wahren und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien sicherzustellen, hat der Vorstand von United Internet das konzernweite, risikoorientierte UI CMS eingerichtet.

Das UI CMS wird vervollständigt durch dezentrale Compliance-Einheiten auf Segmentebene und eine Corporate-Compliance-Abteilung auf Corporate-Ebene. Sogenannte Segment-Compliance-Manager sind für die konkrete Ausgestaltung des segmentbezogenen CMS verantwortlich und setzen Compliance-Maßnahmen auf Segmentebene um.

Das „Group Compliance Committee“ dient als Plattform für einen strukturellen Austausch zwischen Corporate Compliance und Segment-Compliance und verfolgt den Zweck, das UI CMS harmonisiert weiterzuentwickeln und die Compliance im Konzern einheitlich zu gestalten. Die Einheitlichkeit der Konzern-Compliance wird u. a. über konzerneinheitliche Regelwerke, gemeinsame technische Systeme und abgestimmte Berichtswege sichergestellt.

Die Segmente von United Internet stellen in eigener Verantwortung die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, die Einhaltung der Compliance-Leitlinie sowie weiterer interner Compliance-Richtlinien in ihrem jeweiligen Segment sicher. Stellvertretend für die konzernweite Compliance-Organisation berichtet der Head of Corporate Compliance direkt an den Group General Counsel von United Internet, den Finanzvorstand des Konzerns sowie den Prüfungs- und Risikoausschuss des Aufsichtsrats von United Internet.

Die Compliance-Leitlinie behandelt sowohl die Compliance-Organisation, bestehend aus einer klaren Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten im UI CMS einschließlich der Aufgaben und organisatorischen Einordnung sowie der Berichtslinien, als auch die Compliance-Überwachung, die darauf abzielt festzustellen, ob das Segment-CMS unter Beachtung der durch Corporate vorgegebenen Mindestanforderungen angemessen ausgestaltet und wirksam ist.

Richtlinie zur Korruptionsprävention

Die Richtlinie zur Korruptionsprävention legt eindeutige Regeln für die Annahme und Gewährung von Zuwendungen fest und erläutert die daraus folgenden Maßnahmen und Prozesse. Gleichzeitig bietet sie Mitarbeitenden von United Internet eine praktische Anleitung, wie sie unangemessene Forderungen von Dritten auf wirksame und ethisch vertretbare Weise vermeiden und ihnen begegnen können. Zur Aufdeckung von Korruptions- oder Bestechungsvorwürfen sind persönliche und elektronische Meldewege eingerichtet .

Richtlinie zur Vergabe von Incentives an Externe

Die Richtlinie zur Vergabe von Incentives an Externe ergänzt die Richtlinie zur Korruptionsprävention insbesondere für die Vertriebsbereiche. Sie enthält verbindliche Vorgaben zu Ausschreibung, Ausgestaltung und Organisation von Incentives und Veranstaltungen mit Incentive-Charakter.

Konzernrichtlinie Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße und Durchführung interner Untersuchungen

Die Konzernrichtlinie „Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße und Durchführung interner Untersuchungen “ legt konzernweit verbindliche Vorgaben fest. Sie definiert einen hohen Standard für den Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße, einschließlich Verletzungen menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten, und gewährleistet die Durchführung fairer und rechtssicherer interner Untersuchungen. Das Unternehmen hat somit Verfahren eingerichtet, um (mögliche) Compliance-Verstöße unverzüglich aufzuklären, festgestellte Verstöße abzustellen und Fehlverhalten angemessen zu sanktionieren.

Die Richtlinie stellt Anforderungen an die Plausibilisierung eines Anfangsverdachts, definiert Sachverhalte, die eine interne Untersuchung auslösen und legt klare Zuständigkeiten sowie den Ablauf einer internen Untersuchung fest. Darüber hinaus bestimmt sie klare Berichtswege in Bezug auf die Ergebnisse einer internen Untersuchung und berücksichtigt die Anforderungen des LkSG an sogenannte Beschwerdeverfahren.

Kernelement einer angemessenen Sachverhaltsaufklärung ist der „Hinweisausschuss“. Als internes, anlassbezogenes Beratungsgremium bewertet er plausibilisierte Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße von erheblicher Bedeutung und spricht Handlungsempfehlungen im Umgang mit diesen Hinweisen aus, z. B. die Durchführung einer internen Untersuchung. Der Ausschuss besteht aus Vertreterinnen und Vertretern des Bereichs Corporate Compliance und der entsprechenden Segment-Compliance sowie gegebenenfalls weiteren relevanten Funktionen wie z. B. der Internen Revision (Corporate Audit) oder HR.

Wird Corporate Audit in bestimmten Fällen mit der Durchführung einer internen Untersuchung beauftragt, werden die Prüfungsfeststellungen und die daraus abgeleiteten Empfehlungen in einem Untersuchungsbericht dokumentiert und an die verantwortliche Geschäftsleitung kommuniziert. Auf Basis der Empfehlungen werden Maßnahmen definiert und von der verantwortlichen Geschäftsleitung beschlossen. Die beschlossenen Maßnahmen werden dokumentiert und die Maßnahmenumsetzung wird durch Corporate Audit überwacht.

Maßnahmen

Die Compliance-Richtlinien beinhalten aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen, bei denen es sich um permanente und zyklische wiederkehrende Maßnahmen handelt, für die kein Enddatum vorgesehen ist.

Das übergeordnete Ziel aller Compliance-Aktivitäten ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel soll durch angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen erreicht werden. Dabei werden stets die drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“ berücksichtigt (vgl . Kapitel „Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette“; dort entsprechend „Präventionsmaßnahmen“, „Feststellen von Verletzungen“ und „Anlassbezogene Abhilfemaßnahmen“).

Risikobewertung

Zur Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung stellen Risikobewertungen eine Schlüsselkomponente dar. Diese Risikobewertung zielt darauf ab, dass United Internet die mit Korruption bzw. Bestechung verbundenen Risiken unter Berücksichtigung

• der in den Segmenten verankerten Geschäftsmodelle und Aktivitäten,
• des geografischen Standorts der Aktivitäten
• und der inhärenten Risiken von Korruption bzw. Bestechung (in einigen Geschäftsbereichen, Funktionen und / oder Regionen sind die Risiken im Zusammenhang mit diesen Verhaltensweisen stärker ausgeprägt)
• bewertet.

Die Risikobewertungen tragen dazu bei, das Potenzial für Vorfälle einzuschätzen und bei der Gestaltung von Strategien und Verfahren zur Bekämpfung solcher Verhaltensweisen risikoorientiert zu unterstützen.

Durchführungen von Schulungen

Die Vermittlung von Unternehmensleitlinien erfolgt über umfassende Schulungsprogramme. E-Learnings, wie das E-Learning zum Verhaltenskodex, sind integraler Bestandteil des Onboardings und machen Mitarbeitenden die Inhalte interaktiv zugänglich.

Die Schulungskonzepte können auf Ebene der Segmente sowie in Abhängigkeit vom Themenfeld variieren. Datenschutz-Schulungen werden alle zwei Jahre für alle Mitarbeitenden verpflichtend wiederholt und durch Abschlusstests evaluiert. Grundsätzlich werden Schulungen im E-Learning-Format sowie unternehmens- und zielgruppengerecht vermittelt.

Schulungen zur Korruptionsprävention in Bezug auf risikobehaftete Funktionen

Im Geschäftsjahr 2025 führte United Internet ein E-Learning zur Korruptionsprävention in allen Segmenten, „Business Applications“ ausgenommen, durch. Für Mitarbeitende risikobehafteter Funktionen war die Schulung verpflichtend. Zu den risikobehafteten Funktionen zählen:

• Vertriebs- und Einkaufsfunktionen
• Handlungsbevollmächtigte
• Assistenzfunktionen
• Bereiche, die in die Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen eingebunden sind
• Bereiche, die im Austausch mit Amts- oder Mandatsträgerinnen und -trägern stehen
• Bereiche, die Kontakt zu Genehmigungs- und Überwachungsbehörden pflegen
• Neben diesen risikobehafteten Funktionen wurden Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger (Vorstand, Geschäftsführung und Führungskräfte) sowie Funktionen, die an Prozessen im Rahmen der Korruptionsprävention beteiligt sind, in das verpflichtende E-Learning einbezogen.

Compliance-Onboarding

United Internet stellt im Rahmen des Mitarbeitenden-Onboardings, der virtuellen „Welcome Days“, sicher, dass neue Mitarbeitende von Beginn an über die bestehenden Meldekanäle und wesentlichen Compliance-Prozesse informiert werden. Dadurch werden von Anfang an ein klares Verständnis und das Vertrauen in die vorhandenen Systeme gefördert.

E-Learning zum Verhaltenskodex

Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird durch ein E-Learning gefördert. Die erfolgreiche Wissensvermittlung wird im E-Learning zum Verhaltenskodex durch Multiple-Choice-Fragen geprüft. Das E-Learning zum Verhaltenskodex ist im Segment „Business Access“ derzeit in Planung. Das Segment „Business Applications“ hat seit Ende des Geschäftsjahres 2024 Verhaltenskodex-Schulungen zum eigenen Verhaltenskodex.

Compliance-Schulungen

Compliance-Managerinnen und Compliance-Manager, United Internet Vertrauenspersonen und HR-Mitarbeitende erhalten gezielte Schulungen, um hinweisgebende Personen effektiv zu unterstützen und eine Kultur der Offenheit zu fördern.

Ziele

Die Themen „Anti-Korruption“ und „Hinweismanagement“ werden über Richtlinien, Maßnahmen und Kontrollen gesteuert – nicht durch definierte Ziele. Das Ambitionsniveau besteht darin, regelkonformes Verhalten durch Präventionsmaßnahmen sicherzustellen sowie potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen, vollständig aufzuklären, abzustellen und konsequent zu sanktionieren.

Die Wirksamkeit der bestehenden Richtlinien und Maßnahmen wird laufend überwacht. Dies erfolgt insbesondere durch die regelmäßige Durchführung und Auswertung verpflichtender Schulungen (z. B. Korruptionsprävention) und ein aktives Monitoring des Hinweisgebersystems. Zur Bewertung der Wirksamkeit werden u. a. Teilnahmequoten in Bezug auf Compliance-Schulungen sowie Kennzahlen zur Effektivität des Hinweisgebersystems herangezogen. Zum Letztgenannten zählen Nutzungskennzahlen (z. B. Anzahl an eingegangenen Meldungen), Kennzahlen zur Qualität der Meldungen (z. B. Anteil substantiierter Meldungen) sowie Bearbeitungskennzahlen.

Kennzahlen

Im Geschäftsjahr 2025 wurde das E-Learning zur Korruptionsprävention in sämtlichen Segmenten von United Internet durchgeführt – mit Ausnahme des Segments „Business Applications“, das die Schulung zuletzt im Geschäftsjahr 2024 durchgeführt hat.

Im Segment „Business Access“ erfolgt die Schulung turnusgemäß alle zwei Jahre. Da die letzte Schulung dort im Geschäftsjahr 2025 stattfand, wurde dieses Segment – im Gegensatz zur Nachhaltigkeitserklärung 2024 – in die diesjährigen Auswertungen einbezogen.

Im Geschäftsjahr 2026 soll das konzernweite Schulungskonzept einschließlich des Durchführungsrhythmus vereinheitlicht werden.

Die Zielgruppe der Schulung umfasst alle Mitarbeitenden in risikobehafteten und prozessbeteiligten Funktionen (2.610), Führungskräfte (776) sowie Mitglieder der Geschäftsleitung (23). Im Geschäftsjahr 2025 umfasste die Zielgruppe damit 3.409 Personen. Bei insgesamt 6.432 Mitarbeitenden in den Segmenten, in denen die Schulung planmäßig durchgeführt wurde, d. h. unter Ausschluss des Segments „ Business Applications “ , entspricht dies einem Anteil von 53 % der Belegschaft.

Insgesamt haben 2.684 der eingeladenen Mitarbeitenden die Schulung erfolgreich abgeschlossen. Dies entspricht bezogen auf die diesjährige Zielgruppe einer Teilnahmequote von 79 %.

Im Geschäftsjahr 2024 lag die Teilnahmequote in Bezug auf die Zielgruppe bei 67 % . Die Vergleichbarkeit ist hier aufgrund der unterschiedlichen Grundgesamtheiten begrenzt, da im Geschäftsjahr 2024 das Segment „Business Access“ ausgeschlossen war.

Der Schulungszeitraum erstreckte sich sowohl im Geschäftsjahr 2025 als auch im Vorjahr über den Stichtag der Berichterstattung hinaus. Die genannten Teilnahmequoten repräsentieren daher nicht den finalen Stand am Ende des jeweiligen Schulungszeitraums.

Aufgrund des Menschenrechtsbezugs finden sich weitere Compliance-Kennzahlen im Kapitel „Soziale Informationen – Arbeitskräfte von United Internet – Kennzahlen – Vorfälle und Beschwerden im Zusammenhang mit Menschenrechten“.

Annex

Kennzahlen gemäß EU-Taxonomie

Meldebogen: Anteil des Umsatzes aus Waren oder Dienstleistungen, die mit taxonomiekonformen Wirtschaftstätigkeiten verbunden sind — Offenlegung für das Jahr 2025

(1) Der Code stellt die Abkürzung des jeweiligen Ziels dar, zu dem die Wirtschaftstätigkeit einen wesentlichen Beitrag leisten kann, sowie die Nummer des Abschnitts der Tätigkeit im entsprechenden Anhang, der das Ziel abdeckt, d. h.: - Klimaschutz: CCM (Climate Change Mitigation) - Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft: CE (The transition to a circular economy) J – Ja, taxonomiefähige und mit dem relevanten Umweltziel taxonomiekonforme Tätigkeit N – Nein, taxonomiefähige, aber mit dem relevanten Umweltziel nicht taxonomiekonforme Tätigkeit EL – 'eligible', für das jeweilige Umweltziel taxonomiefähige Tätigkeit N/EL – 'not eligible", für das jeweilige Umweltziel nicht taxonomiefähige Tätigkeit

Meldebogen: CapEx-Anteil aus Waren oder Dienstleistungen, die mit taxonomiekonformen Wirtschaftstätigkeiten verbunden sind — Offenlegung für das Jahr 2025

(1) Der Code stellt die Abkürzung des jeweiligen Ziels dar, zu dem die Wirtschaftstätigkeit einen wesentlichen Beitrag leisten kann, sowie die Nummer des Abschnitts der Tätigkeit im entsprechenden Anhang, der das Ziel abdeckt, d. h.: - Klimaschutz: CCM (Climate Change Mitigation) - Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft: CE (The transition to a circular economy) J – Ja, taxonomiefähige und mit dem relevanten Umweltziel taxonomiekonforme Tätigkeit N – Nein, taxonomiefähige, aber mit dem relevanten Umweltziel nicht taxonomiekonforme Tätigkeit EL – 'eligible', für das jeweilige Umweltziel taxonomiefähige Tätigkeit N/EL – 'not eligible", für das jeweilige Umweltziel nicht taxonomiefähige Tätigkeit

Meldebogen: OpEx-Anteil von Waren oder Dienstleistungen, die mit taxonomiekonformen Wirtschaftstätigkeiten verbunden sind — Offenlegung für das Jahr 2025

(1) Der Code stellt die Abkürzung des jeweiligen Ziels dar, zu dem die Wirtschaftstätigkeit einen wesentlichen Beitrag leisten kann, sowie die Nummer des Abschnitts der Tätigkeit im entsprechenden Anhang, der das Ziel abdeckt, d. h.: - Klimaschutz: CCM (Climate Change Mitigation) - Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft: CE (The transition to a circular economy) J – Ja, taxonomiefähige und mit dem relevanten Umweltziel taxonomiekonforme Tätigkeit N – Nein, taxonomiefähige, aber mit dem relevanten Umweltziel nicht taxonomiekonforme Tätigkeit EL – 'eligible', für das jeweilige Umweltziel taxonomiefähige Tätigkeit N/EL – 'not eligible", für das jeweilige Umweltziel nicht taxonomiefähige Tätigkeit

(2) Die Vorjahreswerte wurden angepasst. Im Zuge der diesjährigen Überprüfung der Zuordnungssystematik zur EU-Taxonomie wurde festgestellt, dass im Vorjahr Reparatur- und Wartungskosten für Elektronikgeräte der Aktivität CE 1.2 zugeordnet wurden. Die entsprechenden OPEX-Positionen wurden daher rückwirkend korrigiert, um eine konsistente Darstellung sicherzustellen.

Meldebogen 1 – Tätigkeiten in den Bereichen „Kernenergie“ und „Fossiles Gas“

Die inhaltliche Prüfung der Nachhaltigkeitsberichterstattung obliegt dem Aufsichtsrat der Gesellschaft. Unterstützt wird der Aufsichtsrat dabei durch eine inhaltliche Prüfung mit begrenzter Sicherheit („limited assurance“) des nichtfinanziellen Konzernberichts durch die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.