Konzepte für die Unternehmensführung und Unternehmenskultur

Die folgenden Abschnitte beschreiben die prozessualen und systematischen Vorgehensweisen (Verfahren) im Bereich „Business Conduct“ und „Unternehmenskultur“. Ziel dieser Verfahren ist es, die Resilienz aller Geschäftsaktivitäten durch eine verantwortungsbewusste und langfristig ausgerichtete Unternehmensführung zu steigern. United   Internet bekennt sich zur „Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen“ und orientiert sich an den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN Guiding Principles on Business and Human Rights). In den Unternehmenswerten und dem unternehmenseigenen Verhaltenskodex hat United   Internet Prinzipien zur Achtung der Menschenrechte berücksichtigt. Dies gilt sowohl für den internen Verhaltenskodex für die Beschäftigten als auch für den Geschäftspartnerkodex. Die Grundsatzerklärung beschreibt den Ansatz zur Umsetzung menschenrechts- und umweltbezogener Sorgfaltspflichten des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und umfasst die Menschenrechtsstrategie sowie die Erwartungen an Mitar­bei­tende und Geschäftspartner. Die Leitlinie zur Umsetzung der Lieferkettensorgfaltspflichten (LkS) sorgt für eine angemessene und effektive Umsetzung der Sorgfaltspflichten des LkSG, beschreibt Aufbau- und Ablauforganisation zur Umsetzung des LkSG und definiert die entsprechenden Governance-Strukturen bei United   Internet.

Werte und Führungsleitlinien

Die Unternehmenskultur bei United   Internet ist ein zentraler Erfolgsfaktor, der das Arbeitsumfeld prägt, die Zufriedenheit der Mitar­bei­tenden steigert und die Produktivität fördert. Sie wird kontinuierlich gefördert, etwa durch regelmäßige Mitar­bei­tenden-Umfragen, Teambuilding-Aktivitäten, interdisziplinäre Projekte sowie Konferenzen und Netzwerkveranstaltungen.

Das Unternehmen legt Wert auf eine klare und gemeinsam getragene Unternehmenskultur, die auf den Werten, Zielen und ethischen Standards basiert und in den Segmenten des Unternehmens ihre individuelle Ausgestaltung findet. Daraus resultiert ein fairer, respektvoller und regelkonformer Umgang innerhalb des Unternehmens. Werte, Führungsleitlinien oder die Ableitung von Kompetenzen definiert das Unternehmen in Abstimmung mit der Führungsebene. Führungskräfte spielen dabei eine Schlüsselrolle, da sie die Unternehmenskultur durch authentische Führung, Feedbackkultur und ihre Vorbildfunktion maßgeblich prägen. Durch Workshops, Feedbackrunden und Mitar­bei­tendenbefragungen wird die Kultur kontinuierlich weiterentwickelt. Themen wie die Zufriedenheit der Mitar­bei­tenden, Diversität und ethisches Verhalten werden in den Auf­sichts­ratssitzungen und auch in regelmäßigen Abständen mit den zuständigen Vorständen der Geschäftsbereiche besprochen. Themen sind hierbei:  

• Transparenz und Offenheit: Eine Kultur, die auf Vertrauen und ehrlichem Dialog basiert


• Wertschätzung und Diversität: Förderung eines respektvollen Umgangs und der Einbindung vielfältiger Perspektiven


• Nachhaltigkeit und Verantwortungsbewusstsein: Engagement für soziale undökologische Verantwortung


• Förderung der Unternehmenskultur durch die Führungsebenen: Führungskräfte leiten ihre Mitar­bei­tenden durch Vorbildverhalten und die klare Kommunikation gestellter Erwartungen. Führungskräfte werden aktiv angeregt, sich Feedback einzuholen


• Bereitstellung von Trainings und E-Learnings (z.   B. Diversity E-Learning) zur Stärkung der kulturellen Kompetenzen


• Interne Kommunikationsplattformen (z.   B. Intranet, Meetings) für den Austausch über kulturelle Themen

Compliance Management System (UI-CMS)

Compliance bedeutet für United   Internet, gesetzliche Bestimmungen einzuhalten, interne Richtlinien zu beachten und im Einklang mit den Unternehmenswerten zu handeln.

United   Internet ist sich dessen bewusst, dass Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben nicht nur juristische Konsequenzen und drohende Bußgelder zur Folge haben, sondern auch den Verlust des Vertrauens von Anteilseignerinnen und Anteilseignern, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern sowie Mitar­bei­tenden. Um dieses Vertrauen zu wahren und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien sicherzustellen, hat der Vorstand von United   Internet das konzernweite, risikoorientierte UI-CMS eingerichtet.

Das UI-CMS ist in der „Compliance-Leitlinie“ beschrieben. Als verbindliche „Leitlinie für die Compliance-Funktionen in der United   Internet Gruppe“ definiert sie Rollen und Verantwortlichkeiten in der konzernweiten, segmentübergreifenden Compliance-Organisation. Ergänzt wird die „Compliance-Leitlinie“ um ein Zusammenarbeitsmodell, das regelmäßig angepasst und um neue Sachverhalte ergänzt wird. Die „Compliance-Leitlinie“ und das dynamische Zusammenarbeitsmodell stellen das Compliance-Regelwerk von United   Internet dar.

Das übergeordnete Ziel aller Compliance-Aktivitäten ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Dieses Ziel soll durch angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen erreicht werden. Dabei werden stets die drei Handlungsebenen „Vorbeugen“, „Erkennen“ und „Reagieren“ berücksichtigt.

Corporate Compliance unterstützt die Segmente dabei, ihre Geschäftsaktivitäten regelkonform durchzuführen. Themenschwerpunkte sind die Korruptionsprävention, das Richtlinienmanagement sowie die Einrichtung vertraulicher Meldewege und der Schutz von hinweisgebenden Personen.

Compliance-Organisation

Das UI-CMS ist geprägt durch dezentrale Compliance-Einheiten auf Segmentebene und einer Corporate Compliance auf Corporate-Ebene. Sogenannte Segment-Compliance-Manager sind für die konkrete Ausgestaltung des segmentbezogenen CMS verantwortlich und setzen Compliance-Maßnahmen auf Segment-Ebene um.

Das „Group Compliance Committee“ dient als Plattform für einen strukturellen Austausch zwischen Corporate Compliance und Segment-Compliance und verfolgt den Zweck, das UI-CMS harmonisiert weiterzuentwickeln und die Compliance im Konzern einheitlich zu gestalten. Die Einheitlichkeit der Konzern-Compliance wird u.   a. über konzerneinheitliche Regelwerke, gemeinsame technische Systeme und abgestimmte Berichtswege sichergestellt.

Die Segmente von United   Internet stellen in eigener Verantwortung die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, die Einhaltung der „Compliance-Leitlinie“ sowie weiterer interner Compliance-Richtlinien in ihrem jeweiligen Segment sicher. Stellvertretend für die konzernweite Compliance-Organisation berichtet der Head of Corporate Compliance direkt an den Group General Counsel von United   Internet, den Finanzvorstand des Konzerns sowie den Prüfungs- und Risikoausschuss des Auf­sichts­rats von United   Internet.

Verhaltenskodex, Richtlinien und Erklärungen

Die Grundlage für die tägliche Arbeit bei United   Internet bilden definierte Werte, Führungsleitlinien sowie der Verhaltenskodex.

Die Werte Erfolgswille, Agilität, Solidarität, Fairness, Offenheit und Verantwortung stärken das Selbstverständnis und sind die Basis für das gemeinsame Denken und Handeln bei United   Internet. Die Werte gelten im Umgang miteinander sowie im Umgang mit Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern. Dadurch fördert United   Internet die nachhaltige Zusammenarbeit und Wertschöpfung.

Die Führungsleitlinien stärken das verantwortungsvolle Handeln der Führungskräfte und betonen die Vorbildfunktion und Teamkultur.

Der Verhaltenskodex schlägt die Brücke zwischen den Unternehmenswerten und den internen Richtlinien. Er zeigt kurz und prägnant, wie United   Internet im Einklang mit den Werten, Gesetzen und Richtlinien handelt. Er verdeutlicht die wesentlichen Grundsätze anhand anschaulicher Beispiele und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Diese Informationen sind dauerhaft im Intranet zugänglich und teilweise auch auf der Internetseite verfügbar, um Transparenz und die leichte Zugänglichkeit für alle Stakeholderinnen und Stakeholder zu gewährleisten. Die Inhalte des Verhaltenskodex finden ihre Konkretisierung und Ausgestaltung in den operativen Segmenten. Die Prinzipien zur Achtung der menschen-rechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten sowie ihre konkrete Verankerung in den Betriebsabläufen sind in der Grundsatzerklärung beschrieben. Auf Basis der Grundsatzerklärung hat United   Internet die Erwartungen an Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen im Geschäftspartnerkodex konkretisiert und zum Bestandteil einer sorgfältigen Auswahl der Geschäftspartner gemacht.

Hinweisgebersystem und Richtlinien

United   Internet hat umfassende Mechanismen eingerichtet, um rechtswidriges Verhalten oder Verstöße gegen den Verhaltenskodex und interne Richtlinien frühzeitig zu erkennen, aufzuklären und abzustellen. Durch diese Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass das Auftreten wesentlicher Risiken wie Fehlverhalten und Regelwidrigkeiten minimiert wird.

Maßnahmen zur Prävention: Kommunikation und Schulungen

• Onboarding: Die Kommunikation der vertraulichen Meldewege ist integraler Bestandteil des Onboardings von neuen Mitar­bei­tenden. Die vertraulichen Meldewege werden in Deutschland im Rahmen der virtuellen „Welcome Days“ adressiert.


• Informationsplattformen: Das Unternehmen stellt seinen Beschäftigten umfangreiche Informationen rund um das Thema Hinweisgeberschutz und -management zur Verfügung. Hierzu zählen die relevanten Richtlinien, die im Intranet auf einem dedizierten Richtlinienportal zugänglich sind, ein Compliance-Wiki sowie Blog-Artikel.


• Ein E-Learning zum Verhaltenskodex vermittelt die Inhalte des Verhaltenskodex auf interaktive und leicht verständliche Weise und ist integraler Bestandteil des Onboardings von neuen Mitar­bei­tenden.

Maßnahmen zur Aufdeckung: Vertrauliche Meldewege und Hinweisgeberschutz

• Vertrauliche Ansprechpersonen: Compliance-Managerinnen und -Manager und United   Internet Vertrauenspersonen ¹ stehen außerhalb des direkten Arbeitsumfelds als persönliche Anlaufstellen zur Verfügung.


• Elektronisches Hinweisgebersystem: Das Hinweisgebersystem ermöglicht anonyme Meldungen von internen und externen Stakeholderinnen und Stakeholdern. Über den Footer auf den Unternehmensseiten gelangen externe, hinweisgebende Personen mit nur einem Klick zum Hinweisgebersystem. Mit dieser „1-Klick-Lösung“ macht United   Internet das Hinweisgebersystem leicht und einfach zugänglich. Um Zugang zum eigenen, sicheren Postfach zu erhalten, benötigt die hinweisgebende Person die Fallnummer und ihr Fallpasswort. Die Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und der Meldestelle erfolgt ausschließlich über das sichere individuelle Postfach.


• Regelungen und Schutzmaßnahmen: Die „Hinweisgeberschutz-Richtlinie“ beinhaltet klare Regelungen, die den Schutz hinweisgebender Personen sicherstellen. Sie beschreibt die Meldewege für die Abgabe vertraulicher Hinweise auf Compliance-Verstöße und Beschwerden in Bezug auf menschenrechtliche und umweltbezogene Verletzungen.

Maßnahmen zur Aufklärung und Unterstützung

• Verbindlichkeit und Transparenz: United   Internet hat konzernweit verbindliche Vorgaben für den Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße und klare Sachverhaltsaufklärungsprozesse etabliert.


• Vertraulichkeit: Alle hinweisempfangenden Personen (Compliance-Managerinnen und -Manager und United   Internet Vertrauenspersonen) haben besondere Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet, die den Schutz hinweisgebender Personen gewährleisten.


• Schulungen: Compliance-Managerinnen und -Manager, United   Internet Vertrauenspersonen und HR-Mitar­bei­tende erhalten gezielte Schulungen, um hinweisgebende Personen effektiv zu unterstützen und eine Kultur der Offenheit zu fördern.

Mit diesen Maßnahmen schafft United   Internet eine transparente, sichere und unterstützende Umgebung, die Mitar­bei­tende ermutigt, potenzielle Verstöße zu melden und aktiv zur Einhaltung von Compliance-Standards beizutragen.

Umgang mit Meldungen zu Compliance-Verstößen

Das Unternehmen hat Verfahren eingerichtet, um Vorfälle im Zusammenhang mit der Unternehmensführung, einschließlich Korruption und Bestechung, unverzüglich, unabhängig und objektiv zu untersuchen. Im Geschäftsjahr   2024 hat United   Internet die „Konzernrichtlinie zum Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße und Durchführung interner Untersuchungen“ in Kraft gesetzt. Sie hat das Ziel, durch konzernweit verbindliche Vorgaben einen hohen Standard für den Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße zu setzen sowie faire und rechtssichere interne Untersuchungen zu gewährleisten.

Die Richtlinie stellt Anforderungen an die Plausibilisierung des Anfangsverdachts, definiert Sachverhalte, die eine interne Untersuchung auslösen und legt die Zuständigkeiten sowie den Ablauf der internen Untersuchung fest. Darüber hinaus regelt sie Dokumentationsanforderungen und bestimmt Berichtswege in Bezug auf die Ergebnisse der internen Untersuchung. Die Richtlinie gibt allen im Rahmen einer internen Untersuchung beteiligten Mitar­bei­tenden Handlungs- und Rechtssicherheit. Im Übrigen berücksichtigt diese interne Richtlinie die Anforderungen des LkSG an so genannte „Beschwerdeverfahren“.

Kernelement einer angemessenen Sachverhaltsaufklärung ist der so genannte „Hinweisausschuss“. Dieser bewertet als internes, anlassbezogenes Beratungsgremium plausibilisierte Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße von erheblicher Bedeutung. Der Hinweisausschuss spricht Handlungsempfehlungen im Umgang mit Hinweisen aus, z.   B. die Durchführung einer internen Untersuchung. Der Hinweisausschuss ist innerhalb von drei Tagen nach Erhalt des Hinweises durch die verantwortliche Compliance-Managerin oder den Compliance-Manager einzuberufen. Der Ausschuss besteht aus Vertreterinnen und Vertretern des Bereichs Corporate Compliance und der entsprechenden Segment-Compliance sowie gegebenenfalls weiteren relevanten Funktionen wie z.   B. Corporate Audit oder HR.

Im Geschäftsjahr 2024 hat die konzernweite Compliance Organisation 32 Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße über die unternehmenseigenen Kanäle entgegengenommen. Jeder dieser Hinweise wurde von Compliance einer Plausibilitätsprüfung unterzogen mit dem Ziel, die Stichhaltigkeit des Hinweises zu prüfen. Hinweise, die nach Ort, Zeit oder Handlungsweise nicht ausreichend konkret beschrieben und auch auf Nachfrage bei den hinweisgebenden Personen nicht ausreichend konkretisiert worden sind, wurden nicht weiterverfolgt.

Bezogen auf die Gesamtanzahl von 32 Hinweisen wurden keine Hinweise im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung gemeldet. Es sind keine Geldstrafen bzgl. Korruptions- und Bestechungsvorschriften bekannt.

*Hinweise, die nach Ort, Zeit oder Handlungsweise ausreichend konkretisiert sind

Schulungen zur Unternehmensführung

Der Verhaltenskodex von United   Internet definiert Leitlinien für ein verantwortungsvolles Handeln und adressiert menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich. Die Vermittlung von Unternehmensleitlinien erfolgt über umfassende Schulungsprogramme. E-Learnings, wie das E-Learning zum Verhaltenskodex ¹ , sind integraler Bestandteil des Onboardings und machen Mitar­bei­tenden die Inhalte interaktiv zugänglich.

Die Schulungskonzepte können auf Ebene der Segmente sowie in Abhängigkeit vom Themenfeld variieren. Datenschutz-Schulungen werden alle zwei Jahre für alle Mitar­bei­tenden verpflichtend wiederholt und durch Abschlusstests evaluiert. Grundsätzlich werden Schulungen im E-Learning Format sowie unternehmens- und zielgruppengerecht vermittelt. Anti-Phishing-Maßnahmen werden mehrmals jährlich anlassbezogen durchgeführt. Führungskräfte erhalten spezifische Trainings in Bereichen wie strategisches Management, Teamführung, Konfliktlösung und Veränderungsmanagement. Im Geschäftsjahr   2024 hat United   Internet neue Schulungen zur digitalen Transformation eingeführt, um Fähigkeiten und Kenntnisse in einem sich wandelnden Umfeld zu stärken.

Schulungen zur Korruptionsprävention

Im Geschäftsjahr   2024 führte United   Internet ein konzernweites E-Learning zur Korruptionsprävention ¹ durch. Für Mitar­bei­tende risikobehafteter Funktionen war die Schulung verpflichtend. Zu den risikobehafteten Funktionen zählen: Vertriebs- und Einkaufsfunktionen; Handlungsbevollmächtigte; Bereiche, die in die Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen eingebunden sind; Bereiche, die im Austausch mit Amts- oder Mandatsträgern stehen sowie Bereiche, die Kontakt zu Genehmigungs- und Überwachungsbehörden pflegen. Neben diesen so genannten „At-Risk-Functions“ wurden Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger (Vorstand, Geschäftsführung und Führungskräfte), Assistenzfunktionen sowie Funktionen, die an Prozessen im Rahmen der Korruptionsprävention beteiligt sind, in das verpflichtende E-Learning einbezogen. Einzelheiten zum Schulungsprogramm und zur Anzahl der betroffenen Mitar­bei­tenden können nachstehenden Übersichten entnommen werden:

¹   Mitar­bei­tendenanzahl per 31.12.2024. Von den Unternehmensgesellschaften home.pl und world 4 you wurden die Datensätze der Gesamtzahlen der Mitar­bei­tenden zum 31.12.2024 einbezogen.

² In der Auswertung ist das Segment „Business Access“ nicht enthalten.