Kanäle, über die Mitar­bei­tende Bedenken äußern können

United   Internet hat effektive Beschwerdeverfahren implementiert. Diese Beschwerdeverfahren erfüllen zwei wichtige Funktionen. Zum einen dienen sie als Frühwarnsystem, über das u.   a. menschenrechtliche Risiken frühzeitig erkannt werden, zum anderen bieten sie Zugang zu angemessener Abhilfe . Sofern Hinweise oder Beschwerden zu potenziellen oder tatsächlichen Pflichtverletzungen eingehen und diese sich bestätigen, werden diese Missstände durch Abhilfemaßnahmen beendet oder zumindest minimiert.

Der Zugang zu den vertraulichen Anlaufstellen (Hinweisgebersystem, Compliance Managerinnen und -Manager sowie United   Internet Vertrauenspersonen) ist niedrigschwellig und die Mitar­bei­tenden werden ermutigt, ihre Bedenken frühzeitig anzusprechen. Dies wird durch verbindliche Richtlinien wie die Hinweisgeberschutz-Richtlinie sowie umfassende Informationsangebote sichergestellt.

Ein zentraler Bestandteil des Beschwerdeverfahrens ist der persönliche Dialog mit betroffenen Mitar­bei­tenden. Dieser inklusive Prozess der Einbindung ermöglicht es dem Unternehmen, Abhilfemaßnahmen zu entwickeln, die die Bedürfnisse und Erwartungen der Betroffenen reflektieren. Konflikte versucht United   Internet durch Mediation und Verhandlungen zu lösen, um nachhaltige und einvernehmliche Lösungen zu erreichen. Compliance-Managerinnen und -Manager sowie die United   Internet Vertrauenspersonen bieten Mitar­bei­tenden die Möglichkeit, ihre Anliegen oder Bedenken außerhalb ihres direkten Arbeitsumfelds auf persönlichem Wege im vertraulichen Dialog zu äußern. Die United   Internet Vertrauenspersonen bieten insbesondere bei professionellen und privaten Herausforderungen Unterstützung. Des Weiteren sind die Führungskräfte ansprechbar und behandeln Anliegen der Arbeitskräfte sensibel und lösungsorientiert.

Das elektronische Hinweisgebersystem ist rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche in verschiedenen Sprachen sowohl intern über das Intranet als auch extern über die Unternehmenswebseiten erreichbar und steht den Mitar­bei­tenden aller Segmente zur Verfügung. 1 Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird regelmäßig sowie anlassbezogen bewertet. Für die Überprüfung der Wirksamkeit orientiert sich United   Internet an den Effektivitätskriterien der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte. Zu den Maßnahmen zählen z.   B. die Befragung von betroffenen Mitar­bei­tenden in Bezug auf die umgesetzten Abhilfemaßnahmen, regelmäßige Feedbackrunden und Überwachungsmaßnahmen des Menschenrechtsbeauftragten. Die Erkenntnisse aus diesen Maßnahmen fließen in die Anpassung der Sorgfaltsprozesse ein.

All diese Maßnahmen dienen der Vertrauensbildung. Letztlich stärkt der Abbau von Zugangshindernissen auch das Vertrauen auf Seiten der Belegschaft in die Glaubwürdigkeit des Verfahrens. Des Weiteren dienen „Sounding Boards“ als Plattformen für Feedback und Diskussion, welche konstruktive Rückmeldungen zu Unternehmensprozessen fördern. An den „Sounding Boards“ nehmen bspw. ausgewählte Mitar­bei­tende eines Fachbereichs teil, die die Anliegen der anderen Mitar­bei­tenden des Fachbereichs repräsentieren. Anliegen werden direkt durch das Management beantwortet und ebenso durch HR aufgenommen.

Im Geschäftsjahr 2024 wurden der Compliance-Organisation 32 Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße über die zuvor beschriebenen Kanäle gemeldet und durch sie geprüft. Davon hatten fünf Hinweise einen Bezug zu Diskriminierung, einschließlich Belästigung, acht weitere standen im Zusammenhang mit anderen sozialen Faktoren oder Aspekten innerhalb der eigenen Belegschaft. Von den fünf potenziellen Diskriminierungs-Vorfällen lag in zwei Fällen ein tatsächlicher Verstoß vor, woraufhin Abhilfemaßnahmen umgesetzt wurden. Es wurden keine Hinweise auf potenzielle Menschenrechtsverletzungen gemeldet. Aus den vorstehend beschriebenen Vorfällen und Beschwerden resultierten keine Geldbußen, Sanktionen oder Schadensersatzzahlungen. Die bestätigten Fälle haben zu Abhilfemaßnahmen geführt. Der Vorstand sowie der Prüfungs- und Risikoausschuss des Auf­sichts­rates werden quartalsweise über Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße informiert. Diese klaren Berichtswege tragen aktiv zur Förderung einer Vertrauenskultur bei und die Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hinweisen fließen in die Anpassung der Sorgfaltsprozesse ein.

Im Rahmen des Beschwerdemanagements hat United   Internet einen Prozess eingerichtet, der sich an den Verfahrensschritten des Hinweismanagementsystems gemäß DIN ISO 37002 orientiert und ein robustes Verfahren zur Erfassung, Dokumentation und Überwachung von Anliegen der Mitar­bei­tenden etabliert.

Für United   Internet ist ein Beschwerdeverfahren nur dann wirksam, wenn es den Mitar­bei­tenden bekannt ist, als vertrauenswürdig angesehen wird und die Einreichung von Hinweisen und Beschwerden ermöglicht – und dies, noch bevor es zu einer Pflichtverletzung gekommen ist. Um diese Wirksamkeit zu erreichen, setzt das Unternehmen an mehreren Stellen an:

  • Während der verpflichtenden Schulungen zu Unternehmensrichtlinien und Compliance prüft das Unternehmen das Verständnis durch gezielte Abfragen. Unmittelbar nach diesen Schulungen setzen Feedback-Schleifen ein, um zu evaluieren, ob die Inhalte klar und einprägsam vermittelt wurden.

  • United   Internet analysiert die Nutzungshäufigkeit der Kommunikationskanäle für die Äußerung von Bedenken. Eine geringe Nutzung dieser Kanäle könnte auf ein mangelndes Bewusstsein oder Vertrauensdefizite hindeuten, woraufhin entsprechende Maßnahmen ergriffen werden würden.

  • United   Internet stellt im Rahmen des Mitar­bei­tenden-Onboardings, den sogenannten „Welcome Days“ sicher, dass neue Mitar­bei­tende von Beginn an über die bestehenden Meldekanäle und Prozesse informiert werden. Dadurch werden von Anfang an ein klares Verständnis und das Vertrauen in die vorhandenen Systeme gefördert. Diese Ansätze ermöglichen es, regelmäßig zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Mitar­bei­tenden gut informiert und mit den Kommunikationsstrukturen vertraut sind. Diese Maßnahme wird durch eine regelmäßige Kommunikation über Informationsveranstaltungen, Beiträge im Intranet und dedizierte Wikis ergänzt.