Das UI-CMS orientiert sich am IDW-Prüfungsstandard „Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen“ (IDW PS 980). Dabei hängt die konkrete Ausgestaltung der CMS-Grundelemente auf Ebene der Segmente insbesondere von den festgelegten Compliance-Zielen, der Größe des Segments, der vorherrschenden Unternehmenskultur sowie von Art, Umfang und Komplexität der Geschäftstätigkeit des Segments ab. Kernelemente des UI-CMS sind etablierte Verfahren (Richtlinien, Prozesse und Systeme) zur Aufdeckung, Vermeidung und Verfolgung von Vorwürfen und Vorfällen im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung sowie zugehörige Schulungen.
Der Verhaltenskodex für Mitarbeitende ist das Fundament für regelkonformes Verhalten, fasst wesentliche Regeln zusammen, veranschaulicht sie mit Beispielen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Er enthält u. a. Vorgaben zu Anti-Korruption. Basierend auf dem Unternehmenswert „Fairness“ macht der Verhaltenskodex die Maßnahmen zur Korruptionsprävention transparent. Er verdeutlicht zudem das Verständnis von United Internet zum Thema Anti-Korruption anhand konkreter Beispiele. Korruption wird nicht geduldet – egal an welchem Ort, an wen sie sich richtet oder aus welchem Grund sie erfolgt. Deshalb ist jedes direkte oder indirekte Anbieten oder Gewähren von unzulässigen Vorteilen (Bestechung) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (Bestechlichkeit) verboten.
Konkretisiert werden die Verhaltensgrundsätze in der „Konzernrichtlinie zur Korruptionsprävention“. Diese Richtlinie legt eindeutige Regeln für die Annahme und Gewährung von Zuwendungen fest und erläutert die daraus folgenden Maßnahmen und Prozesse. Gleichzeitig bietet sie Mitarbeitenden von United Internet eine praktische Anleitung, wie sie unangemessene Forderungen von Dritten auf wirksame und ethisch vertretbare Weise vermeiden und ihnen begegnen können. Zur Aufdeckung von Korruptions- oder Bestechungsvorwürfen sind persönliche und elektronische Meldewege eingerichtet.
Zur weiteren Förderung der Einhaltung und des Verständnisses der Compliance-Richtlinien setzt United Internet auf eine regelmäßige Informationskaskade – vom Vorstand bis hin zu den einzelnen Fachbereichen. Ergänzt wird dieses Vorgehen durch alternative Kommunikationsmaßnahmen, wie bspw. im Intranet veröffentlichte Informationen, welche das Engagement und die Interaktion der Mitarbeitenden fördern.
Interne Untersuchungen innerhalb von United Internet werden ausschließlich durch hierzu autorisierte Organisationseinheiten durchgeführt. I. d. R. wird Corporate Audit (= interne Revision) mit einer internen Untersuchung beauftragt. Dadurch ist eine unabhängige und objektive Untersuchung sichergestellt. Seine Tätigkeiten führt Corporate Audit entsprechend der „Global Internal Audit Standards“ des „Institute of Internal Auditors” aus. Die Revisionsleistungen von Corporate Audit werden den operativen Segmenten zur Verfügung gestellt. Die Entscheidung über den Bezug der Leistungen von Corporate Audit sowie die Verantwortung für die Beauftragung liegt bei der Unternehmensleitung des Segments. Stellvertretend für den Gesamtvorstand wird diese Funktion grundsätzlich durch den Finanzvorstand ausgeübt. Über neue und laufende Aufträge wird der Vorstand von United Internet sowie der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates durch den Leiter der internen Revision informiert.
Im Falle einer durchgeführten internen Untersuchung durch Corporate Audit werden die Prüfungsfeststellungen dokumentiert und bilden die Grundlage für die getroffenen Prüfungsaussagen im Prüfungsbericht. Auf dieser Basis werden Empfehlungen und Maßnahmen abgeleitet. Empfänger der Prüfungsergebnisse sind der Finanzvorstand von United Internet, der jeweilige Fachvorstand sowie der Finanzvorstand des geprüften bzw. betroffenen Bereichs.
Der Leiter der internen Revision berichtet quartalsweise dem Vorstand sowie dem Prüfungs- und Risikoausschuss des Aufsichtsrates von United Internet und der betroffenen Segmente. Zwischen dem Head of Corporate Compliance und dem Leiter der internen Revision besteht ein strukturierter, vierteljährlicher Dialog.
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